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“文、发、字、第”等一些词的用法，在《条例》和《办法》中均无详细规定。现在这些字在发文字号中基本不用，没有什么实际意义。但有人说这个“发”一般用于上属机关发文，“字”用于同级发文，个人认为可能没有那么明显。很多单位使用“字”或者“发”只是用于区分不同类型的文件，属于内部分类，目的是为了方便档案管理，没有其它具体意义。规范的发文字号由机关代字、发文年度和发文顺序号组成。如：沪府发[2009]1号，这里的“发”字就可以省略。为了便于识别，机关代字能反应本机关的特征，而且固定使用，所以现在“文、发、字”等还保留着。